基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录，以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其原则是尊重文件的形成规律，保持文件间的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范。一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。
一、分类
通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目，具体基建项目为二级类目，三级类目通常不设置。如基建项目很大，形成案卷数量非常多时可设置三级类目，分类方法有两种：一种是按各参建单位分类；另一种可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。
二、立卷
基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工（监理）基础资料、图纸。管理性文件一般按问题组卷；施工（监理）基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开，然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷，技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷，图纸按照图纸目录组卷。
三、卷内文件整理
卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。
卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打印，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。每卷的页号均从“001”开始。卷内目录和备考表不编写页码。
四、填写卷内目录与备考表
科技档案卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须进行著录，具体著录如下：
序号：用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序，一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。其中打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
文件编号：文件的文号就是文件编号；图纸应填图号，如“水施03”。其余材料的文号编号均可不填。
责任者：文件的责任者以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，可用通用简称。竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
文件材料题名：填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来，以便于查找。
日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。
页号：填写每件科技文件材料首尾号。如“021—023”。如果一份文件只有一页且单面的，则需写一个页号，如“031”。
备注：需要注明的问题。
需要指出的是图纸有图样目录时，可做为卷内目录保管。
备考表的填写包括以下内容：1.标明卷内文件的件数与页数；2.说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3.填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。4.互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。
五、填写案卷封面
档案馆号：不填；
档号：由两个方面组成：分类号+案卷流水号。基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，最小类别的案卷按项目从“001”起编案卷号。
案卷题名：案卷题名一般由工程项目名称、内容、文种三部分组成。管理性文件为责任者、问题、文种。表格、图纸材料为项目名称、工程部位（子项或分部）+表格、图纸名称。
立卷单位：组卷单位；
起止日期：填写卷内文件形成的起止日期；
保管期限：填写划定的永久、长期、短期。同一档案案卷内文件材料有两种以上保管期限时从长划定；
密级：根据已划定的密级填，若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。
六、案卷装订
基建档案的文件材料需要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽装订边。粘贴文件和封面要用乳胶。
图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每张图纸右下角（标题栏外）加盖档案号章。
对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。
散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。
散件的图纸和散件的文字材料组成一卷时一定要装订。
底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。
所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章上必须有相关单位负责人的签名。
档案工作人员在接收图纸时注意：利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图画1/3的，应当重新绘制竣工图。
图纸的折叠。对大于A4的图纸，以蓝图标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。
盒仅作装具用的，盒面只需填写“档号”。盒用作案卷封面的，需填写盒面上的各个项目。不需放入软封面，但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。在盒脊背上可只填写档号。
七、编制检索工具
科技档案检索工具一般是总目录和分类目录。档案室一般用分类目录。分类目录式样如下：
基建档案
麦世凡编
基建档案：是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。
基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
基建档案可以分为：基建项目类（B1）和房屋产权类（B2）
基建项目类档案以单个工程项目成套。一个工程项目的档案是一个有机联系的整体。
一、基建档案管理
1、档案人员参加工程项目竣工验收工作；
2、档案资料工作与项目建设同步进行；
3、签订工程合同时必须明确档案资料移交内容；
4、汇总整理
二、归档要求
1、归档时间：竣工验收三个月内移交归档；
2、归档份数：一式三份。本单位、城建档案馆、上级主管部门；
3、归档文件做到完整、准确、书写材料利于长远保管。
4、归档时办理必要的手续。
三、归档范围
每一个单项基建工程基本上都可以分为：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段。
1、前期准备阶段文件：包括项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示、批复、征地、报建、工程合同、协议。
2、设计阶段文件：包括工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。
3、施工阶段文件：包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等。
4、竣工验收阶段文件：包括竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等。
5、使用维护阶段文件。
四、组卷方法
1、组卷要求：便于利用保管；
2、区别基建文件和文书材料；
3、案卷的厚度：文字材料30~60页；图纸A4 60~80张，A2 15~20张。
4、组合案卷
分阶段按问题视文件材料多少组合；文字与图纸分开立卷；红线图、报建图可与文件一起组卷，文字在前，红线图在后。
5、卷内文件排列
按照文件重要程度、时间先后顺序进行排列，正本在前，底稿在后；主件在前，附件在后；批复在前，请示在后；原文在前，释文在后；文字材料在前，图纸在后。
图纸的排列:有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。
6、案卷题名
工程项目名称 十 内容 十 文种
例：广州大厦征地、报建批复、工程合同、协议。
题名要求：简明握要，概括卷内文件内容。
五、案卷排列、编目、装订
1、案卷排列:基建项目类案卷排列一般按五个阶段的顺序排列。
2、编目：编写“卷内科技文件材料目录”、“科技档案分类目录”。
档号：分类号 十 案卷顺序号
B 1.1—1
案卷顺序号
项目序号
类别代号
基建档案
单位全称：
科技档案
类别：大类名称——基建类、设备类。
编制单位：卷内文件主要作者2~3个，单位可写简称。
保管期限：分为永久、长期、短期。
卷内科技文件材料目录：竣工图文件作者应为施工单位；红线图和报建图文件作者应为审批单位。
卷未备考表：
硬盒背脊处填写项目名称。
3、装订
&, nbsp; 文字材料必须装订，图纸可装订可不装订。
规格210*297=A4，凡小于16开的要托表成A4。
页码打印在图纸的右下角。
线结要外露，打死结。
图纸折叠方法：手风琴式，先竖后横。
附件：广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（试行）
二00二年九月一日
附件：
广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（试行）
一、前期准备阶段文件
在前期准备阶段文件材料立卷时，如果工程项目文件材料数量多的可按单项分别立卷，数量少的，可立为一卷。
（一）立项报告 、批复
永久
1、项目建议书、批复
2、可行性研究报告、批复
3、设计任务书、批复
4、选址报告、批复
5、投资计划、上级下达的基建计划
6、追加投资请示、批复
（二）征用土地报告、批复、协议
永久
1、规划局同意征地通知书
2、征地红线图
3、征用土地申请报告
4、房管局同意用地通知书
5、拆迁、回迁补偿协议书
（三）报建报告、批复、工程合同、协议
永久
1、规划局提出的设计要点
2、报建审批意见书
3、建筑许可证、固定资产投资建设许可证
4、经批准的报建图
5、报建申请表
6、消防、环保、卫生防疫、安全生产、民航、海监、市政管理、绿化、供水、供电等部门对报建的复函
7、市建委的开工通知、土建、水电、空调、机械设备安装施工承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、交付市政建设费收据
二、设计阶段文件
在设计阶段文件材料立卷时，重点工程、投资额大的工程项目，五~八项中所规定的设计文件必须立卷，投资额小的工程项目，五~八项的规定的设计文件可以不立卷。
（四）工程勘察报告
永久
1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土、岩样及说明
2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
3、水文、气象、地震等其他设计基础材料，如这部门材料不多可单独立一卷，用“地质勘察报告”作案卷题名
（五）总体规划设计文件
永久
1、总平面布置图
2、竖向设计、标准横断图
3、地下管线工程系统图
4、地下管线综合平面图
5、设计评价、量级评审
（六）初步设计文件
永久
1、总平面图
2、工程概算
（七）技术设计文件
长期
1、总平面图
2、土方计划图
3、建筑设计图
4、结构设计图
5、设备、电器图
6、设计计算书
7、说明书
8、关键技术试验
（八）施工图设计文件
短期
1、建筑施工图
2、结构施工图
3、设备安装施工图、电器施工图、采暖、卫生、通风、空调、通风系统施工图
4、各个专业施工大样图
5、工程预算
三、施工阶段文件
在施工阶段文件材料立卷时，工程项目文件材料少的十二~十五项中所规定的文件材料可以立为一卷，如文件材料多的则按单项立卷。
（九）施工管理、测量、验收记录、质量事故、设计变更通知单 永久
1、单位工程开工报告
2、设计图纸会审记录
3、设计变更通知单
4、结构吊装记录
5、工程质量事故报告、整改通知单
6、单位工程坐标定位测量记录
7、单位工程垂直度观测记录
8、单位工程沉陷观测记录
（十）基础施工隐蔽工程验收记录
永久
1、预制桩试桩签证表
2、钢筋混凝土预制桩施工记录
3、锤击沉管混凝土灌注桩签证表
4、套管成孔灌注桩混凝土工程施工记录
5、钻（冲）孔桩成孔施工记录
6、钻（冲）孔桩灌注水下混凝土记录
7、钻（冲）孔灌注桩施工资料汇总表
8、钻（冲）孔桩隐蔽验收记录
9、挖孔桩成孔验收记录
10、挖孔桩灌注混凝土记录
11、挖孔灌注桩施工资料汇总表
12、土方开挖基础复核表
13、地基验（槽）坑记录
14、土壤试验成果报告表
15、隐隐蔽工程验收记录
（十一）建材质量检验记录
长期
1、钢材机构性能试验报告、合格证
2、钢筋焊接试验报告单、焊条合格证
3、水泥物理性能试验报告、合格证
4、砖物理性能试验报告
5、防水材料试验报告
6、混凝土预制构件合格证
7、门窗等构件制作合格证
8、砂子物理性能试验报告
9、石子物理性能试验报告
10、混凝土外加剂合格证或试验报告
11、混凝土抗压强度试验报告
12、混凝土试验结果汇总表
13、混凝土抗压强度质量计量表
14、混凝土抗渗试验报告
15、砂浆抗压强度试验报告
16、砂浆试验结果汇总表
（十二）采暖、卫生与煤气安装记录
长期
1、设备开箱检查记录（附合格证）
2、设备机组试车、试运转记录
3、管线焊接检查记录
4、管道设备强度严密性试验及吹洗记录
5、排水管灌水试验记录
6、锅炉烘炉情况记录、锅炉煮炉情况记录
7、锅炉检验报告书
（十三）通风与空调安装记录
长期
1、设备开箱检查记录（附合格证）
2、管道、静压箱、空气处理室气密性试验记录
3、通风机械运转与通风系统风量测量调整记录
4、空调调试报告
（十四）电梯安装记录
长期
1、电气设备绝缘检查记录
2、电梯空、满、超载运行记录
3、电梯调整试验报告
4、电梯检验报告书
（十五）电气安装记录
长期
1、设备开箱检查记录（附合格证）
2、电气设备试验调整记录
3、电气设备绝缘检查记录
（十六）分部、分项质量评定表或质量评定记录
长期
1、建筑工程竣工验收质量认定书
2、单位工程质量综合评定表
3、质量保证资料核查表
4、单位工程观感质量评定表
5、地基与基础分部工程质量核验单
6、主体分部工程质量核验单
7、排液地面无渗漏、无污水验收
8、抽气、排烟道验收记录表
四、竣工验收阶段文件
在竣工验收阶段文件材料立卷时，投资额大的工程项目，而且文字材料多的，可以按单位立卷，一般的可以立成一卷；如竣工图数量较多的，可按结构分别立卷；竣工图数量少的按专业分别立卷。
（十七）竣工验收报告、证书、工程决算
永久
1、竣工报告
2、竣工验收证明书
3、竣工验收的请示、批复
4、地盘放线、验线、建筑管理验收记录册
5、建筑管理验收合格证
6、质量监督合格证
7、项目质量评审材料
8、工程验收移交表
9、竣工验收会议记录、决议
10、专家评定意见
11、工程预结算
12、竣工图
（十八）建筑竣工图
永久
（十九）结构竣工图
永久
（二十）电器照明竣工图
永久
（二十一）给排水竣工图
永久
（二十二）机械设备安装竣工图
永久
（二十三）采暖、通风、空调安装竣工图
永久
（二十四）通讯设施安装竣工图
永久
五、使用维护阶段文件（略）
说明：
1、基本建设项目文件材料立卷时要在每一案卷标题前面加上工程项目名称。
2、图文并存的档案案卷排列次序应是文字材料在前，图样在后。
