摘要:学生工作档案管理是高职档案管理的主体和重点,本文结合实际工作,针对高职学生工作档案管理中普遍存在的问题,探讨如何加强高职学生工作档案管理,使之适应新形势下高职学生工作的发展。
关键词:高职 学生工作 档案管理
学生工作的档案管理是高职教育管理一个不容忽视的问题。在日常办公与管理呈现网络化、信息化的今天,学生工作档案管理的地位和作用日益突出。研究分析高职学生工作档案管理中存在的问题,探讨解决问题的途径,对于提高高职档案整体管理水平、发挥高职档案的利用效益、更好地委教学和学生工作服务有着积极的意义。在实际工作中发现,当前,高职学生工作档案管理普遍存在业务不规范、制度不健全、管理队伍建设状况不佳、信息化水平低等问题。为解决这些现实问题,有必要从以下几方面加强学生工作档案管理。
一、提高档案意识,确立档案管理新理念
档案工作是高职整体工作中不可缺少的重要组成部分,只有不断提高和增强高职全体人员特别是学校领导对此项工作重要性的认识,才能搞好高职档案工作。如果高职领导对此项工作缺乏认识,对档案工作就很难给予足够的重视和支持,那么档案机构的设立、人员的配备和设备的购置等就难以得到保证,整个学校档案就难以保证其完整性。由此可见,提高对档案工作的认识,就是搞好高职学生工作档案管理的先决条件,这就要求我们认真学习《高等学校档案管理办法》,树立起全员的档案意识,杜绝档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的实用主义短期行为。针对部分高职学校领导对学生工作档案管理的重要性认识不足、支持不够的现状,必须加强档案法规宣传的深度,利用上门宣传、汇报工作、会议间隙等时机,反复耐心地向领导宣传做好档案工作的重大意义;通过校园网、校报、广播、宣传栏、举办展览等形式,借助于正反面典型档案利用实例,大力宣传档案发挥作用取得的经济效益和社会效应;以创新思维、主动周到的优质服务引起高职领导对学生工作档案的关注,从而真正使学生工作档案管理列入高职工作发展规划,列入领导议事日程,列入各个有关管理部门职责和有关人员岗位责任制,进而形成上下一致、协调统一的学生工作档案管理网络,推动高职档案工作科学有序地向前发展。
二、健全管理制度,规范和完善档案工作
一是要明确学生工作档案的归档范围。这对于档案人员有一定难度,因为很多资料现在无法预料它在将来的价值。很多学生工作档案零散杂乱,现在无法体现其价值,例如,每个星期的每个班的考勤表,除了给管理者督促班级出勤率外,好像别无它用,但是,每件事物都有规律,如果对不同年级同一时期进行研究,向深处思考,研究是什么原因会出现同样的出勤率,会找出旷课学生的共性,从而对考勤制度的针对性大有好处。电子文档和纸质文件,哪些是因其价值只要保存纸质文件或电子文档,哪些是两个都要保存的,这些都需要确定相应的的档案管理范围。二是档案保存空间要科学合理。要按照工作制度规范对档案进行分类、著录、编目和标引,实现档案管理工作标准化,为档案信息资源建设和开发打好基础。为了保证档案管理保存的规范和利用的有序,还应建立相应的档案保存空间,使各种质地的档案有更好条件的空间保存,减少因温度、灰尘等原因引起的档案失效。一般情况,由于学生工作档案的管理没有被重视,使档案保存呈现零散、不系统的现象。有了相应集中的空间,即档案角或档案室,有利用制度,这样会提高利用效率和存档有效性。而针对音像制品或其他易被破坏的媒介档案也有了安全的存放空间。三是要建立健全档案工作制度。对学生工作档案进行系统的收集、整理、保管,根据高职学生管理部门设置少、管理人员兼职多的特点,可以采取灵活掌握的方式,推动院系立卷归档制度,即辅导员只负责各类文件材料的整理工作,主要保证归档文件材料的齐全完整,而将整理工作交给学生管理部门专职档案人员去完成。当档案整理工作量较大时,学校领导可安排临时工或实习生协助专职档案人员完成整理工作任务,以保证全校每年的学生工作档案材料及时归档。
三、加强队伍建设,提高档案人员综合素质
随着知识、技术发展日新月异,高职档案工作队档案人员“一专多能”的要求,建立一支结构合理、业务精通的档案工作队伍,大力加强专、兼职档案人员继续教育显得尤为重要。首先,档案工作人员必须具有坚定的政治立场和正确的政治方向,才能保证学生工作档案管理向正确的方向发展。其次,档案工作人员要有很高的综合素质。学生工作档案管理信息化、现代化建设的任务要求档案工作者的知识面不仅局限于档案工作本身,更要掌握一定深度和广度的其他知识,具备完成档案管理工作的能力和促进档案事业不断发展的良好业务素质。档案工作人员业务能力的强弱直接关系到档案归档工作的质量。再次,对于在职的档案工作人员要通过定期的业务培训、专题业务讲座、参加业务研讨会等灵活多样的形式,有计划地对学生工作档案管理人员进行培训,不断强化档案管理工作的专业知识,学习新的技术,从而提高档案管理工作人员的业务水平和工作能力。档案人员也可以通过自学和互学交流的方式掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,不断丰富、更新自己的知识结构,全面提高自己的综合素质,适应时代对高职档案工作者的要求。另外,档案管理工作连续性强,许多工作需要档案人员较长时间的学习、积累经验,才能逐渐适应和逐步完善,因此,必须保证档案工作人员的岗位稳定性,积极解决他们的实际问题,使其能够在这个岗位上安心工作。
四、配备软硬件设施,加强档案信息化建设
档案信息的数字化和档案利用的网络化已成为整个档案事业的发展趋势。实现档案信息电子化,不断提高档案服务工作质量和工作水平,更好地为经济建设和高职改革发展服务,是高职档案工作的永恒主题。在硬件建设方面,通过计算机管理档案,简化了整理程序,规范了归档文件整理,大大提高了档案的开发和利用过程。通过计算机对纸质档案目录进行分类存档,对部分电子档案也进行了同步收集,并通过刻录光盘的形式对每年的纸质档案目录和电子档案进行了保存,确保了档案的完整、齐全。在软件建设方面,安装文档一体化管理系统,随办随归,提高工作效益。利用文档一体化系统,在学工资料形成之时就收集第一手材料,改革传统的事后收集模式,这样一方面对各年的学生工作档案进行了及时整理,另一方面又可推动学生工作档案归档实现标准化、规范化、信息化。为实现集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全打下良好基础,从而提供便捷、时效、准确、可靠、便利、多方位的信息服务。
五、结语
在新形势下,高职学生档案管理工作者要提出新的观点,探索新的问题,开拓新的领域,结合工作实际,不断地做好服务机制的创新,激发工作活力,敢于突破与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式。我们对学生档案管理要不断探索新策略,使手工操作和网络化管理有机地结合起来,在高职学生档案管理中发挥各自的优势,实现对信息资源的科学、合理配置。
参考文献
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