图书馆单套制档案管理探索与实践
叶惠玲
(黄冈职业技术学院湖北黄冈 438002)
摘要：长期以来，电子档案的保存技术措施不到位，难以保证档案的安全性与有效性。档案普遍采用 “双套制”管理模式，使归档重复，浪费物力、人力，制约了电子政务建设和无纸化办公的发展，对难点问题破解，需法规政策保障、管理服务创新技术和难点攻关，黄冈职业技术学院图书馆积极开展电子档案“单套制”管理模式，制定 “单套制”管理配套制度、开发电子档案管理原型系统、落实电子签章和数字签名技术、完善一体化管理流程，保证了电子档案管理的可靠、可控和可溯。
关键词：档案管理;电子文件;网络技术;单套制;
在平时的档案资料收集整理过程中，档案员都会将电子文件和纸质文件各留存一份，以确保档案的完整性、安全性。但在网络信息技术迅速发展的今天，各类档案管理的无形载体、虚拟平台已经相当成熟，我们结合实际，探索电子档案单套制的可行性，实现归档模式的现代化、信息化和科学化。要提高对电子档案和文件管理认识的紧迫性，对“单套制”管理积极开展实践活动，为档案管理创新和制度创新提供可复制、可推广的经验,使“单套制”管理水平不断提升。
1 电子档案单套制的概念及优势
电子档案单套制是将办公自动化系统中的办公流程与电子文件归档、对接电子档案管理的流程，利用电子签章和数字签名技术，在办结文件后提交档案室归档文件的档案管理方法。电子档案单套制的实行可以简化归档流程，进一步提高电子文件归档的数量和质量。同时，电子档案单套制也可以增强工作人员文件处理与归档“全程管理，全员参与”的责任感和档案法治意识，有利于推动档案工作的有序开展。
2现行电子档案双套制管理存在的问题
随着黄冈职业技术学院信息化的深入推进和办公自动化的全面普及，电子档案已成为黄冈职业技术学院档案资源的重要组成部分。对电子档案实行双套制管理，虽可规避一些诸如传输过程中信息被泄露或损坏的风险，但这种档案管理模式也存在许多问题。尤其是在电子文件数量激增的今天，电子档案双套制管理的弊端日益凸显。高校图书馆长时间来被视为无效益的附属部门，因错误观念，高校图书馆信息化建设落后，阻碍了“单套制的”推行。当前档案在高校发展中日益凸显，高校领导认识到档案工作的重要性，更加重视档案的信息化建设，如黄冈职业技术学院图书馆成立信息化建设小组，馆长确立图书馆信息化建设方案，电子文件按照“单套制”归档形式进行顶层设计，确保统一的技术标准，推行电子文件有序规范地归集到图书馆，建立各部门系统与图书馆对接，使每个部门生成的电子文件符合国家电子档案规范和要求。
2.1重复劳动
实行双套制相当于在传统的纸质档案收集整理工作基础上，再加一道电子档案管理程序。当前，黄冈职业技术学院使用OA办公自动化系统，系统办结后，归口部门将文件正文、发文处理单及阅办流程等打印盖章后进行实体归档和数字化扫描，然后将电子档案导入档案管理应用系统归档保存。纸质文件与电子文件归档保存“双套制”还导致了档案数据重叠、冗余和管理上的混乱,在信息平台和技术日趋成熟的今天，数据备份和迁移已经能为电子档案的长久保存提供安全保障，而很多学院仍停留在电子文件制成纸质或其他实体载体后才能保存的阶段，并没能完全发挥信息系统的便捷优势，反而加重了档案管理人员的工作负担。
2.2归档遗漏
囿于传统观念，高校电子文件“单套制”的推行长期以来归档存在困难，原因是管理员对电子档案、和电子文件存在抵触心理，主要不信任、不了解电子档案、电子文件，不懂得如何去管理。管理员重视纸质档案程度高于电子档案。在归档时，OA系统中的文档会首先被制成纸质档案归档保存，而对应的电子档案却常被忽视。尤其是管理等过程中产生的不能实时电子归档的资料，经常被遗漏。另外，还有一些如高像素图片、矢量图、关系型数据库等不适合或不能制成纸质档案归档保存的特殊电子档案，也常被档案工作者排除在归档范围之外。
2.3效力不明
档案最突出的用途就是可以作为原始凭据资料。实行电子档案双套制，相当于一份文件的“一式两份”。但目前而言，国家还没有出台相关法律规定明确这两份档案是否具有同等效力。目前，许多政府职能部门和企业只认可线下由领导审定亲笔签字后的纸质文件档案，而对同样流程的电子档案却并不信任。
2.4体系不全
就目前而言，电子档案管理体系仍不如纸质档案完善健全。电子档案的双套制对电子档案的归档保管又提出了更高要求，目前我院在档案事业发展的顶层设计、制度标准体系建设、人才培养等方面还有所欠缺，档案部门控制力不足，档案部门和各业务部门之间在文件归档和档案接收方面的职责分工不清，缺乏协调配合，这些情况严重影响了双套制原有优势的发挥。
3 电子档案单套制的实现路径
2016年以来，我院结合电子政务开展的实践，探索电子档案“单套制”和电子文件归档管理模式。前后两年多的时间成效显著。研发系统平台，设立相关的流程、制度和工作机制，实现了对电子文件归档统一管理，形成了有我院特色的单套制管理方案。
3.1加强基础设施建设
我院信息化发展迅速，协同办公系统、教学系统、财务系统、数字化平台等已投入使用，各系统产生了大量的电子文件，这些电子文件是烟草企业档案的重要来源。我院要坚持软件技术与硬件措施并重原则，在满足技术要求的基础上，采购电子办公系统和档案管理信息系统。同时，配套使用电子签章（签名）、CA证书，并安排专人审核电子文件，使其符合无纸化办公室要求和标准，从而更好地适应黄冈职业技术学院信息化办公的整体发展趋势，提高办公的效率。
3.2利用网络平台和信息技术
电子文件“单套制”归档是一项系统性、综合性的工作，并非简单地放弃纸质版本的备份，如要确保归档电子文件的齐全、完整、真实，就得完成统一的数据元接口、规范的电子文件流转程序、统一的数据标准。
要实现电子文件“单套制”归档，档案管理人员需要的专业素质较高。高校近年来，数字化、信息化工作广泛开展，更加注重招收专业人才进入图书馆工作，储备和强化电子档案保存管理、电子文件归档人才；原有的人员通过培训、参加继续教育等途径增强知识结构和储备，消除人们对电子档案的不信任感和陌生感。在信息化办公的前提下，利用现代信息技术加强电子文件的归档整理，是做好黄冈职业技术学院图书馆建设的现实需求。在单套制管理所涉及的档案系统及前端办公系统或者业务系统中，应采用电子签章、电子认证、数字签名以及元数据采集等技术措施，确保各部门对电子档案信息的互信、互认，实现电子档案归档的全流程管理。为了更好地保存这些电子档案的档案特性，要推动电子文件长久保存机制的建立。
3.3技术攻关
电子档案管理系统的开发和稳定，使电子文件的长期保存和原始性问题归结为安全问题，该难题的破解需建立完整、可证、连续的电子档案保管链，开发电子档案管理系统。电子档案的原始性包括两方面的内容，即：对电子档案管理和对电子文件归档两项过程可靠真实。开发稳定的管理系统，运用电子签章技术和元数据管理技术，使电子档案的真实和原始性得到保障。提供电子档案管理和接收为可行和安全的环境，使得电子档案管理系统达到稳定，包括统一和对接电子档案接收接口的技术，使归档电子文件元数据及其格式版式能自动获取，自动检测归档的电子文件完整性、原始性可靠性等。元数据分动态与静态两类，在电子档案管理过程中生成的新元数据为动态元数据。记录和体现电子档案背景、内容和来源等信息的元数据为静态元数据，录著后不能更改；实质上时间戳和电子签章等技术是用来明确电子文件归档前后的责任和状态。使用以上几种技术，确保了在接收、移交归档电子档案过程中内容无篡改、无损坏，保证了电子档案状态真实原始。要长期保存档案需要处理归档的电子文件格式和封装迁移，满足存储长期可读的要求。《DA/T 47-2009版式电子文件长期保存格式需求》中说明了长期格式保存应满足不绑定硬件、格式开放、格式自描述、文件自包含、持续可转换、显示一致性、可解释、利于存储、稳健、易于利用和支持技术认证机制等十一点要求。基于封装包的数字迁移可让电子档案长期保管中稳定地应对环境。利用开放性描述语言进行封装是让电子档案的元数据信息和内容保持长期可解析、稳定状态。迁移是使电子档案的软硬件环境转移，是避免技术过时的应对方案。通过元数据、数字签章技术和本体的电子档案封装迁移，建成可溯连续的电子档案保管链，最大限度地确保电子文件归档和日后管理的安全。
3.4确保电子签名法律效力
确保电子文件法律效力是实施电子档案单套制管理的关键。目前，国家已经颁布了《中华人民共和国电子签名法》，规范了电子签名行为，确立电子签名的法律效力，从而确保了带有电子签名的电文（如业务活动中的合同或者其他文件、单证等文书）和电子档案的法律效力。为确保电子签章和电子文件的凭证效应，我院在“部门提交归档—档案室接收—档案室保存”等环节中加入电子印章和数字签名。这样能对单位公章的法律效力、签名人的身份鉴定，并能对文件传输中是否变动进行验证。
4 “单套制”的全方位技术支持
为顺应办公无纸化和各项业务信息化的发展，档案管理牵涉到多个节点，多个系统，多个操作责任人，多个责任部门，多个当事人，最后形成统一规范的归档电子文件保存，我们把多种关键技术及控制操作流程等在电子档案管理系统中固化，使归档档案文件法律效力得到保证，强化电子档案的真实性、完整性、安全性。配套技术措施至少应当包括以下几个方面。
4.1 满足电子签名法的要求
电子签名是档案单套制管理的前提之一，只有满足电子签名法的要求，才能保证归档档案信息文件的有效性和真实性，数据电文要满足电子签名法要求，满足原件形式和文件保存要求，在具体操作实施过程中，电子签名人控制电子签名，并专有签名权，签名后对数据电文形式、内容和电子签名的任何改动都可以被及时发现。
4.2 满足不被非正常改动的要求
电子文件的更改非常容易，甚至可以做到不留痕迹，在电子文件形成到归档的这段时间内，鉴别归档的电子文件是否就是形成时真实有效的电子文件，即确认归档文件的真实性、原始性是首要任务。再者，电子文件具有易逝性，易更改性，因而电子档案必须在文件形成之时决定其是否需要保存及保存时间的长短。因此，电子文件的鉴定需要超前，也就是在文件形成之初就开始进行。从电子文件的形成就要有严格的管理制度和技术措施，确保信息的完整性、真实性、安全性和可利用性。
4.3 满足长期存贮的要求
电子文件一旦作为档案文件信息长期保存，就应选择能长期保存、标准化程度高、性能稳定、价格便宜、容易检测、显示还原方便的载体。应定期把符合归档条件的电子档案文件，按档案管理要求的格式储存到可长期保存的载体上。归档载体应作防水处理，应按规定的温度保存，应远离磁场和有害气体。严格按照相关规定对脱机保存的电子档案文件转存。不得外借电子档案的封存载体，利用时使用拷贝件。电子文件归档载体至少封存2 套，必要时复制第3 套，异地保存。
4.4 满足方便利用的要求
对归档管理的电子文件，可转换成不可编辑的文件格式，确保原件有效真实，在应用电子档案过程中确保内容不会篡改。在远程利用过程中，对用户的管理和档案管理人员的管理，主要是进行使用权限的审核，根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录。
4.5 满足保密方面的要求
根据档案文件信息的保密级别，选择合适的防火墙和身份认证等安全技术，建立和完善网络传输保障体系，按照密级，可将电子档案利用分为公众使用、内部使用和不可用。还可以应用断点续传新技术，确保档案在传输中断时，最终所获的电子文件信息完整性得以保持。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离。
4.6 满足其他方面的要求包括电子文件归档前的检测，归档后的检验，定期维护和检测等。如果档案初始形成单位采用了特殊的方法技术，在归档时，应把其方法技术和相关软件一同移交给档案管理部门。
理论实践相结合，同步进行。鉴定科研项目电子档案归档和管理新模式研究成果，我院改变了传统的文件整理、收集和归档模式，包括电子文件管理嵌入文件形成、管理、利用、运转的源头和全生命周期，实现电子文件的专业化、全程化管理。实践中采用的双轨制模式已无法适应现行工作环境，这成了所有研究者和工作者的共识。
5研究和实践的创新点
5.1 电子档案管理模式创新
档案管理模式的实践创新，就是实现“双套制”向电子档案“单套制”管理转变，并满足档案法和电子签名法要求，创新具体体现为：实现操作从手工到计算机文件归档的转变，将文档人员和业务从繁重的双重归档的劳动中解放出来；档案保管由“柜架+案卷”变成“机房+数据+存储”的形式，使保管空间节省，管理成本降低；档案管理由纸质转变为电子形式，查档效率提高，社会效益得到了体现。
5.2 电子文件与电子档案证据价值保障措施配套应用创新
原则上坚持管理与技术措施并重，制定一系列管理规范与制度。在技术措施保障上，电子档案管理系统配套运用电子签名、电子印章、指纹识别、CA证书等技术，保证每份归档的电子文件的价值要求；在保障管理措施中，制定一系列配套的管理制度如《电子档案管理方案》等，对电子文件归档、利用、管理和销毁的每步操作都有明确的质量指标和管理分工要求，以上指标还作为对我院部门和人员工作绩效考核的内容。形成管理保障措施与技术保障措施相互补充、相互作用的保障体系，确保电子档案可信和真实。
5.3 电子文件与电子档案全程管理需求梳理的创新
将电子文件的证据价值性能作为前提，提出电子文件归档使用电子签名或电子印章的系统需求；以电子档案保障为关键，对电子档案管理和电子文件归档实施全程自动化，全流程统筹分析电子档案证明出具、电子文件携带元数据归档、电子档案数据管理、电子档案销毁等需求，创造性地提出电子文件指标的检测方法及检测标准；制定了电子文件元数据方案，详细描述了每个元数据项，相关技术、标准与检测考核指标、管理措施等需求相融合，提炼出采购业务电子文件与电子档案全程管理功能需求。
6研究成果转化后的效益分析
电子档案“单套制”归档管理的实行，效果显著。一是减少了成本。我院每年图书馆需要数百个档案盒、用纸几十万页、多组密集架等，需每年增加几十平方米库房面积。按档案保管周期10年计算，应用电子档案方式保管文件可节约人民币费用250万元以上。二是减少了人工费用。以前归档纸质文件需多个档案员、经办人手工完成；电子文件在线归档的实现，操作中全部使用计算机，使一半以上的人工费用得以节省。三是减少时间成本。较以前纸质文件打印、归档整理、档案保管，在线归档电子文件可减少一半以上的工作时间，使工作效率提高数十倍。四是图书馆宏观上全流程电子化，是“创新发展互联网+”的重要方案；不再将电子文件打印纸质文件保存，社会资源消耗减少，符合绿色低碳、节能减排的发展方式。以电子档形式保存文件使图书馆的实际需求得到满足，贯彻了相关法律，是图书馆信息化建设的发展趋势，实施“单套制”归档管理，提供了档案管理模式的实证研究依据。提升了电子档案管理水平，为档案利用者提供高效益、高效率、低成本的档案信息服务，电子档案“单套制”管理新模式的创立，是主动创新、顺势而为的结果。
参考文献：
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